香港政府規定香港有限公司必須有一名香港法定秘書，法定秘書由香港本地自然人或法人擔任。 提供法定秘書的同時，一般還提供注冊地址和處理政府來往文件。

法定秘書相等于海外人士在香港的代言人，必須由香港居民或公司擔任，方便政府聯系和處理政府的往來文件。法定秘書對公司沒有直接的控制權或擁有權，但如果公司發生問題，法定秘書是要擔當一定責任的。

法定秘書的服務功能有別于商務秘書，不是普通的公司員工。在注冊有限公司時法律要求必須指定法定秘書。

秘書的任職資格：

公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人，該人必須經常居住于香港；若為法人團體，該法人團體必須在香港有注冊地址或營業地點。

上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體，而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或專業會計師，而且必須得到聯合交易所認可其在學術及專業資格方面足以履行其職責。 

根據法例，公司秘書一職可由董事兼任，即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書聯合簽署時，具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。

公司秘書通常有以下幾項責任：

(1) 參加股東大會和董事會，編寫會議記錄；

(2) 在董事會的指示下，發通知給有權出席股東大會和董事會的所有人員；

(3) 秘書有時應加簽檔和蓋章；

(4) 處理股權轉讓事宜；

(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊；

(6) 按規定向公司注冊處提交有關文件，例如年度報表，更改董事或股東的通知等。

秘書的辭職：

根據公司條例，除非公司章程細則另有規定，或者秘書與公司之間另有協議，否則秘書隨時可提出辭職，但必須提前通知董事會。公司應該在秘書辭職后十四天內以指定格式的表格通知公司注冊署。